23.04.2024
Generatiivne AI muudab infohaldust täielikult
Tõhus infohaldus tagab õiged otsused ja ärieesmärkide täidetuse. Ainult et … senised tehnoloogiad pole võimaldanud seda saavutada.
Hästi korraldatud infohaldus teeb info leidmise ja kasutamise lihtsaks, võimaldades kiiresti langetada õigeid otsuseid ja kindlustades organisatsiooni eesmärkide täitmise. (PriceWaterhouseCooper, 2014). Väidan, et reaalsuses pole keegi suutnud seda saavutada. Peamisteks probleemideks on:
- Mittekasutamine – infot kogutakse ja töödeldakse, kuid ei kasutada.
- Puudulik info – info on vale, aegunud või mittetäielik.
- Ülevaade – puudub ülevaade infovaradest ja nende kasutamisest.
- Kättesaadavus – info ei ole ülesleitav või ligipääsetav.
- Kasutatavus – info ei ole kasutaja jaoks mugavas vormingus.
Organisatsioonid kulutavad pidevalt ressursse nende probleemide lahendamiseks, kuid kuna andmemahud on kasvanud ühe kiirenevas tempos, tundub, et lahendatav probleem jookseb pidevalt eest ära. Ollakse justkui nõiaringis – ühe probleemi lahendamisel on vahepeal kaks juurde tekkinud.
AI-assistent muudab info kättesaadavaks
AI-assistendi all mõtlen süsteemi, millel on ligipääs ettevõtte dokumentidele ja teistele infoallikatele ning mis suudab vastata kasutajate küsimustele selle info kohta, kasutades mõnda harjumuspärast vestlusprogrammi (Microsoft Teams, Slack või veebichat’i)(loe lähemalt ettevõttespetsiifilise chatGPT ehitamise kohta). Selline süsteem aitab parendada info kättesaadavust mitmel eri moel:
- info leidmine muutub “võimalikuks” – organisatsioonis võib olla aja jooksul tekkinud kümneid tuhandeid dokumente ning õige info leidmine on nagu nõela otsimine heinakuhjast. Töötajate jaoks on see sageli võimatu ülesanne, kuid moodsad otsingusüsteemid (semantiline otsing), mis otsivad tekste vastavalt nende sisulisele tähendusele, leiavad õige infokillu üles.
- info otsimine muutub mugavaks – inimesed on harjunud igapäevaselt vestlusprogramme kasutama nii tööalases kui ka isiklikus suhtluses. Küsimuse küsimine ja vastuse lugemine läbi vestlusakna on oluliselt mugavam kui suurtes ja vanades dokumendihoidlates navigeerimine.
- info muutub arusaadavaks – ettevõttesisesed dokumendid on tavaliselt koostatud oma valdkonna ekspertide poolt, mis tähendab, et info on kolmandale osapoolele raskesti arusaadav. Tehisintellekt suudab lihtsustada alusinfo sõnastust ning muuta vastuse lugeja jaoks arusaadavamaks.
Seega toimub üheaegselt kolm positiivset arengut, mis koosmõjus aitavad muuta töötajad teadlikuks ettevõttes loodud kordadest, reeglitest, protsessikirjeldustest ja muudest dokumentidest.
“Tehisintellekt aitab info üles leida, sõnastada selle arusaadavas keeles ning teha seda läbi lihtsa ja harjumuspärase kasutajaliidese.“
AI-assistent aitab tõsta alusinfo kvaliteeti
Oletame, et AI-assistent on valmis saanud ning töötajad küsivad sellelt igapäevaselt küsimusi. Võib kindel olla, et eksisteerib küsimusi, millele vastust teie andmestikes ei eksisteeri. Samuti võib kindel olla, et osa alusinfost on aegunud, mittetäielik või vale ning see kandub üle ka tehisintellekti poolt antavatesse vastustesse.
Aga mida siis töötajad ikka küsivad ja millised vastused on ebakvaliteetsed? Selle teadasaamiseks tuleb AI-assistendile lisada paar olulist funktsionaalsust:
- küsimuste ja vastuste logimine – süsteem, mis salvestab töötajate küsimused ja vastused anonümiseeritud vormis;
- vastuste hindamise võimalus – pöial-üles/pöial-alla tagasiside jätmise võimalus iga vastuse juures.
Nüüd avaneb meil uus ja huvitav maailm:
- Esiteks saame hakata tegema statistikat küsimuste teemade järgi – milline on töötajate reaalne infovajadus ja kuidas see ajas muutub.
- Samuti on võimalik teemade lõikes analüüsida töötajate hinnanguid vastustele – saame info selle kohta, millised alusdokumendid vajavad täiendamist või uuendamist.
- Lisaks saame leida küsimused, millele vastust ei leitud – see näitab, millist uut infot tuleks luua.
Kui tavapäraselt luuakse ja täiendatakse ettevõtte tööjuhendeid sellepärast, et kord näeb seda ette, siis nüüd esimest korda saavad andmeomanikud oma tööd prioritiseerida kasutajate reaalse infovajaduse järgi.
“AI-assistendi kasutusstatistika näitab, millist infot kasutajad päriselt vajavad ja millist osa sellest on vaja täiendada.”
Andmeomanike jaoks tähendab uus asjade korraldus, et töö muutub relevantsemaks ja meeldivamaks: me ei loo enam infot sellepärast, et kord näeb ette, vaid selle pärast, et möödunud nädalal vajas 25 töötajate reaalselt seda infot.
Kokkuvõte
Seniste tehnoloogiate juures on väga keeruline olnud saavutada infohaldust, mis tagaks kasutajate teadlikkuse ning relevantse info loomise.
AI-assistent muudab infohaldust täielikult: ühelt poolt aitab tehisintellekt info tuhandete dokumentide hulgast üles leida ning muuta selle kasutatavaks läbi tavapärase vestlusliidese. Teisalt annab AI-assistendi kasutusstatistika andmeomanikele arusaama kasutajate reaalse infovajaduse ja dokumentide kvaliteedi kohta.